UBO-register
Vanaf 10 januari 2020 zijn niet-beursgenoteerde vennootschappen verplicht om de eigenaren en/of andere personen met zeggenschap in te schrijven in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel. Het register is opgezet om zaken als fraude, corruptie en het witwassen van geld tegen te gaan.
Het UBO-register staat voluit voor ‘ultimate beneficial owner’, oftewel de uiteindelijke belanghebbende. In de praktijk houdt het in dat personen die de uiteindelijke zeggenschap hebben over een bedrijf (de UBO’s) moeten worden ingeschreven in het register.
Dit kan via de website van de Kamer van Koophandel. De inschrijving is gratis en moet binnen anderhalf jaar gebeuren. UBO’s van bedrijven die vanaf 10 januari 2020 zijn opgericht, moeten zich direct bij de inschrijving in het Handelsregister aanmelden voor het UBO-register.
Wil je advies van een boekhouder of administratiekantoor? Met enkele vrijblijvende offertes vergelijk je eenvoudig de tarieven van boekhouders en accountants uit je eigen regio.
Doel UBO-register
Het register wordt ingevoerd in alle Europese lidstaten en laat zien wie er verantwoordelijk is (of zijn) voor het maken van de beslissingen. In het geval van criminele activiteiten zouden personen zich niet meer kunnen verhullen achter een juridische entiteit. En door bepaalde informatie van de beslissingsbevoegden te delen, moet het de transparantie binnen het zakendoen bevorderen.
In het geval van een bv of nv komen de volgende personen in aanmerking voor een registratie:
- Mensen met meer dan 25 procent van de aandelen
- Mensen met ten minste 25 procent van de stemrechten
- Mensen die de feitelijke zeggenschap hebben over het bedrijf
Kan er op basis van het economisch belang geen UBO(‘s) worden aangewezen, dan ben je verplicht om een pseudo-UBO te benoemen. Denk bijvoorbeeld aan degene die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding of de persoon die de onderneming naar buiten vertegenwoordigt. De achterliggende reden is dat er voor elke niet-beursgenoteerde vennootschap een UBO wordt geregistreerd.
Voor wie geldt de registratieplicht niet?
Niet elke onderneming wordt opgenomen in het UBO-register. Zo hebben eenmanszaken geen registratieplicht. En beursgenoteerde vennootschappen en honderd procent dochterbedrijven van deze vennootschappen zijn ook uitgesloten van deze verplichting.
Ook buitenlandse rechtspersonen – zoals een Engelse Ltd of Duitse GmbH – met een vestiging in Nederland hebben geen registratieplicht. Althans in ons land, zij moeten zich wel registeren in het land waar de bv of nv is opgericht.
Wat is (niet) openbaar?
Het UBO-register bestaat uit een openbaar en afgeschermd deel. Voor het grote publiek is slechts een deel van de gegevens van de UBO zichtbaar, zoals de voor- en achternaam, de geboortemaand en het geboortejaar, de nationaliteit en de aard en de omvang van het economisch belang van de UBO.
Om het economisch belang aan te duiden, wordt gewerkt met bandbreedtes van 25 tot 50 procent, 50 tot 75 procent en 75 tot 100 procent. Mensen die het UBO-register willen bekijken, moeten zich eerst online registeren en identificeren. Daarnaast betalen ze een kleine vergoeding om de openbare gegevens te kunnen inzien.
Gegevens zoals geboortedag en geboorteplaats, woonadres en BSN-nummer worden niet openbaar gemaakt. Ook het afschrift van een geldig identiteitsdocument en het afschrift van een document waaruit de aard en de omvang van het economisch belang blijkt, zijn alleen inzichtelijk voor instanties als het Openbaar Ministerie, de politie, de belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid.
Hoe zit het met de AVG?
Aangezien slechts een deel van de gegevens publiekelijk toegankelijk is, voldoet het UBO-register aan de eisen van de AVG. Alleen in uitzonderlijke gevallen kun je een verzoek indienen voor het laten afschermen van de openbare gegeven. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je een groot risico loopt op ontvoering of afpersing.
In de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is een meewerkverplichting opgenomen. Kom je je verplichting om de juiste gegevens aan te leveren niet na, dan wordt dit dus gezien als een strafbaar feit, met bijbehorende consequenties.